CHARTE RELATIVE À LA PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL DES UTILISATEURS ET CLIENTS DE PRODENIO 

1. Définition d’une donnée à caractère personnel : 

Selon la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) une donnée est définie comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ». Exemples d’identifications directes : Un nom, un prénom, une photo d’un visage, une vidéo montrant une personne, un extrait sonore de la voix d’une personne. Exemples d’identifications indirectes : Un numéro de sécurité sociale, un numéro d’employé, un numéro de téléphone. 

2. Objet de la présente charte 

La présente charte a pour objet de prendre en compte les exigences du RGPD afin de renforcer les droits des utilisateurs du site prodenio.me et des services qu’il propose, et de faire état de la responsabilité qui incombe à Prodenio dans le traitement des données des utilisateurs et de ses clients. L'utilisateur déclare accepter la présente charte. 

Le RGPD s’inscrit dans la continuité de la loi française « Informatique et Libertés » de 1978, modifiée par la loi du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles, établissant des règles sur la collecte et l’utilisation des données sur le territoire français. 

3. Identité du responsable des données 

PRODENIO SAS, dont le siège social est situé au 14 Avenue de la République 94000 Créteil, est responsable du traitement des données personnelles des utilisateurs du site prodenio.me et des clients des services de gestion de la paie proposés par Prodenio en tant que sous-traitant. 

4. Délégué à la protection des données 

Pour toute information concernant vos données personnelles, veuillez adresser un courrier au Délégué à la Protection des Données (DPO) à l’adresse suivante : contact@prodenio.me. 

5. Les données à caractère personnel que nous collectons 

Les données que vous nous transmettez sont basées sur votre consentement. Les catégories de données que nous recueillons sont les suivantes : 

• Données d’identification : Nom, prénom, photos, carte d’identité, numéro de sécurité sociale, date de naissance, mots de passe, profession, entreprise (Nom, Raison Social, SIRET). 

• Données d’authentification : Nom d’utilisateur, mots de passe, pays de connexion, adresse IP, logs, User ID 

• Données professionnelles et fiscales : Bulletins de paie, cartes de crédit 

• Données bancaires : RIB 

La collecte de certaines données à caractère personnel revêt une obligation légale de notre part et nous ne pouvons procéder à leur suppression. 

La collecte des données est nécessaire aux fins d'exécution du contrat de nos services. 

Ces données à caractère personnel nous permettent d’assurer ces finalités : 

• Garantir votre accès à nos services de gestion de la paie 

• Effectuer des opérations à la gestion de votre dossier de paie concernant votre structure et/ou vos salariés 

• Procéder aux déclarations préalables à l’embauche 

• Etablir des contrats 

• Etablir des bulletins de salaire 

• Procéder aux déclarations sociales nominatives et au paiement des cotisations sociales 

• Communiquer avec les organismes privés et publics directement liés à la finalité de nos services 

• Adresser des lettres d’information et des messages promotionnels. Nous vous offrons la possibilité de refuser la collecte de ces données en nous adressant un message à cette adresse : contact@prodenio.me 

6. Les destinataires des données collectées 

Le traitement de vos données sera accessible par le personnel de notre société et de nos sous-traitants ainsi que par les services de contrôle compétents. 

Dans le cadre de l’utilisation de nos services, nous sommes amenés à transférer vos données aux parties suivantes : 

• Prestataires de services permettant de réaliser des opérations 

• Organismes bancaires 

• Prestataires d’hébergement des données 

• Outils d’analyse de comportement utilisateur 

• Outils de gestion d’erreur et bug logiciels 

• Outils de communication interne 

• Outils d’analyse statistique et d’amélioration de la fréquentation de nos services 

Vos données à caractère personnel peuvent être transmises à des organismes publics tels que la Direction Générale des Finances Publiques 

Nous pouvons être amenés, avec votre accord, à nous connecter à vos espaces de stockage en ligne. Ces données ne sont pas stockées sur nos serveurs. Nous pouvons également vous demander l'accès en lecture de vos fichiers et leur téléchargement pour un stockage sur nos serveurs tel que défini dans les présentes conditions. 

7. Cession des données à caractère personnel 

PRODENIO SAS ne divulguera, cèdera, louera ou transmettra jamais vos données personnelles à des tiers autres que ceux mentionnés dans cette présente charte. 

8. Durée de conservation des données 

a. Données relatives à la gestion commerciale : 

Afin de vous proposer les meilleures offres commerciales et d’améliorer la qualité de nos services, nous effectuons des traitements à partir des données prospects. Ces données sont conservées pendant la durée nécessaire à la gestion de notre relation commerciale. 

Nous pouvons conserver les données à caractère personnel dans le cadre d’opérations de prospection pendant une durée de 3 ans à partir de la fin de la relation commerciale. 

b. Données relatives aux pièces d’identités : 

Afin de garantir votre droit d’accès et de rectification, nous conservons dans le cadre de l’article 9 du code pénal vos données concernant vos pièces d’identités pendant 1 an. 

9. Sécurité des données 

Nous tenons à jour régulièrement nos systèmes afin de garantir un haut niveau de protection de vos données et d’anticiper d’éventuelles intrusions. Toutefois, nous ne pouvons pas garantir une sécurité à 100% des données que vous nous transmettez via internet. 

Nous mettons en oeuvre les moyens suivants : 

• La transmission de vos données de façon cryptées (FTP, HTTPS) 

• Une organisation avec des processus internes 

• Le stockage de vos données en physique 

10. Hébergement 

Nous nous assurons que vos données qui sont hébergées par notre prestataire Ionos 1&1 soient en conformité avec la RGPD : 

• Chiffrement des données 

• Contrôle d’accès réglementé 

• Qualité dans la conception du système d’hébergement 

• Hébergement de vos données au sein de l’union européenne 

11. Cookies 

Définition : 

Le terme cookie désigne différents traceurs déposés dans votre navigateur suite à la consultation d’un site internet. Un fichier texte reprenant les informations de navigation du site internet est généré. 

Différents types de cookies peuvent être créés lors de la consultation d’un site : 

• Cookies techniques 

• Cookies provenant de plateforme de réseaux sociaux 

• Cookies publicitaires 

• Cookies provenant de Google Analytics 

Dans le cadre de l’utilisation de notre site : 

Le dépôt d’un cookie est soumis à votre consentement, ils permettent d’améliorer l’utilisation de nos services en collectant des informations sur votre comportement de navigation et vos préférences que vous aurez exprimées lors de votre visite sur le site prodenio.me. 

12. Droit d’accès sur vos données 

Pour faire exercer votre droit d’accès sur vos données, la demande doit être validée par le responsable du traitement avec vérification de votre identité. Vous disposez dès lors d’un droit d’accès, de modification, de limitation et suppression de vos données personnelles. Vous pouvez faire votre demande à l’adresse suivante : contact@prodenio.me ou par courrier postal à PRODENIO SAS, 14 Avenue de la République 94000 Créteil. 

13. Droit sur la modification de vos données 

Vous disposez d’un droit à la modification de vos données personnelles si vous souhaitez nous faire part d’une donnée en notre possession qui serait incorrecte. Dans ce cas, veuillez nous contacter à l’adresse suivante : contact@prodenio.me ou par courrier postal à PRODENIO SAS, 14 Avenue de la République 94000 Créteil. 

14. Droit sur la suppression de vos données 

Vous disposez d’un droit à la suppression de vos données personnelles. Cependant pour que votre demande soit recevable, les informations à supprimer ne doivent pas revêtir d’une obligation légale de notre part (cf. données d’obligations légales). Vous pouvez formuler votre demande ici : contact@prodenio.me ou par courrier postal à PRODENIO SAS, 14 Avenue de la République 94000 Créteil. 

15. Droit sur la portabilité de vos données 

Vous disposez d’un droit à la portabilité de vos données personnelles pour récupérer une partie de vos données dans un format lisible informatiquement : contact@prodenio.me ou par courrier postal à PRODENIO SAS, 14 Avenue de la République 94000 Créteil. 

16. Droit à l’opposition du traitement de vos données 

Vous disposez d’un droit à l’opposition de vos données personnelles. Cependant comme pour le droit à la suppression des données, c’est à dire pour motif légitime nous imposant de traiter vos données, nous ne pourrons répondre favorablement à votre demande. Vous pouvez exercer ce droit à l’adresse suivante : contact@prodenio.me ou par courrier postal à PRODENIO SAS, 14 Avenue de la République 94000 Créteil. 

17. Droit à la limitation du traitement 

Vous disposez d’un droit à la limitation du traitement de vos données à caractère personnel lorsque : 

• Vous contester l’exactitude de vos données 

• Le traitement de vos données est illicite 

• Nous n’avons plus l’utilité du traitement de vos données mais vous souhaitez en conserver une partie 

18. Introduction d’une réclamation concernant vos données personnelles 

Dans la mesure où PRODENIO SAS ne satisfait pas à ses obligations sur vos données personnelles, vous avez la possibilité de déposer une réclamation auprès d’une autorité de contrôle (CNIL). 

19. Date d’entrée en vigueur de la présente charte 

La présente charte est entrée en vigueur le 01 janvier 2024.